Features und Innovationen

Mit SuPCIS-L8 bleibt das Reklamationsmanagement transparent und effizient!

Fast jedes Unternehmen – gleich welcher Branche oder Größe – sieht sich in seinem Lager mit Reklamationen aus unterschiedlichen Quellen konfrontiert. Dabei liegt die Herausforderung im alltäglichen Tagesgeschäft vor allem darin, die Reklamationen so schnell wie möglich zu bearbeiten, um die Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten, Niederlassungen sowie Transportdienstleistern sicherzustellen. Die Gründe für eine Reklamation können unterschiedlichster Natur sein und hängen auch vom individuellen Geschäftsmodell ab – Beispiele hierfür sind: die gelieferte Ware ist defekt oder befindet sich in einem mangelhaften Zustand, die Ware wurde falsch oder zu spät geliefert, eine Abholung wurde nicht bearbeitet oder ein Lieferschein fehlt.

Ein effizientes Reklamationsmanagement benötigt Daten

Mit dem Ziel, auftretende Reklamationen schnellstmöglich zu bearbeiten, bedarf es einem transparenten Reklamationsmanagement. Zunächst gilt es die Reklamation im System festzuhalten. Gleich, ob die Reklamation vom Lieferanten, Kunden oder einem Transportdienstleister beanstandet wurde: damit das aufwendige Dokumentieren in Excel-Listen der Vergangenheit angehört, bietet unser WMS SuPCIS-L8 eine effiziente Unterstützung für das Serviceteam in der Logistik. Um die Reklamationen erfolgreich abwickeln zu können, werden Informationen zu den einzelnen Reklamationsaufträgen benötigt. Jeder Reklamationsauftrag erhält bei der Erfassung eine separate Reklamationsnummer, unter welcher bspw. der Reklamationsgrund, die Quelle der Reklamation, sowie weitere qualifizierende Merkmale und der Status jederzeit nachvollziehbar sind.

Reklamationsabwicklung in der Praxis

Mithilfe der erzeugten Reklamationsaufträge kann jede reklamierte Ware in Bezug auf den Artikel sowie auf die zugrundeliegende Lieferposition schnell im WMS identifiziert werden. Durch die Eingabe der Auftrags- und Artikelnummer kann SuPCIS-L8 automatisch die weiteren Informationen aus der ursprünglichen Bestellung, wie Kundenname, Absenderadresse sowie die Reklamationsnummer und -Typ zuordnen. Anschließend geht es darum, die Reklamation zu klassifizieren und über die weiteren Schritte zu entscheiden. Auf welche Art und Weise eine Reklamation dann gelöst wird, hängt immer auch von dem jeweiligen Unternehmen und seinem Produktportfolio ab. Um Ihnen jedoch einen kurzen Einblick über die verschiedenen Reklamationslösungen zu geben, hier einmal ein beispielhaftes Szenario aus der Praxis: es wurde zu wenig Material geliefert. Die Lösung: die Fehlmenge wird umgehend nachgeliefert und in Verbindung mit einer Bestandskorrektur im WMS erfasst.

Reklamationen als Chance sehen und nutzen

Jede Reklamation entsteht aus einer mangelhaften oder falsch ausgeführten Dienstleistung, die es zukünftig zu vermeiden gilt. Unser WMS SuPCIS-L8 bietet Anwendern daher die Möglichkeit, bei Bedarf täglich statistische Auswertungen über die Reklamationen zu erstellen und auf diese Weise einen Überblick über die Performance im Lager zu erhalten. „Wie verhält sich die Reklamationsquote im Verhältnis zu den Pickpositionen? An welcher Stelle im Lager passieren die Fehler?“ oder „Was waren die Reklamationsgründe?“ – die Antworten auf diese Fragen geben die in dem WMS hinterlegten Statistiken und machen es jedem Anwender möglich, entsprechende Maßnahmen abzuleiten und in der Praxis umzusetzen. Denn so geht es gerade bei der Reklamationsabwicklung nicht nur darum, die Reklamationen des Kunden effizient und zufriedenstellend zu lösen, sondern auch die Ursachen transparent zu machen, um aus den Fehlern zu lernen.

Die Vorteile der Reklamationsabwicklung mit dem WMS SuPCIS-L8: durch die transparente Verwaltung und Dokumentation der Daten und transparente Abwicklung der Reklamationen wird nicht nur der Aufwand im Reklamationsmanagement deutlich reduziert und jeder Mitarbeiter im Lager hat jederzeit einen Einblick über den aktuellen Status der einzelnen Reklamationsaufträge. Gleichzeitig macht es das System möglich, einen Zusammenhang zwischen Reklamation und Verursacher oder auch die dadurch entstehenden Kosten herzustellen und potenzielle Fehlerquellen für die Zukunft zu identifizieren und beheben zu können. Denn eine reibungslose Reklamationsabwicklung führt auch immer zu einer positiven Bindung zum Kunden!

Sie möchten mehr darüber erfahren? Kontaktieren Sie uns gerne!

Samira Gryzia